Medarbejdersamtale

– effektiv metode til at øge motivationen og præstationen hos ansatte

Vil du helt enkelt undersøge præstationer og resultater på din arbejdsplads? En medarbejdersamtale eller udviklingssamtale, er en effektiv metode som giver dig værdiful feedback til fortsat udvikling. En medarbejdersamtale er en samtale om udvikling, der sker mellem dig som chef, og den ansatte.

INDEHOLD
• Hvad indebærer en medarbejdersamtale?
• Hvorfor holder man medarbejdersamtaler
• Hvor tit bør man holde en medarbejdersamtale?
• Hvad er fordelene ved en medarbejdersamtale?
• Er der nogle ulemper?
• Fejlbedømmelse af præstationere
• Øg kvaliteten af bedømmelsen – ved at følge op
• Hvordan måler man præstationer?
• Forskellige måder at vurdere præstationer
• Hvilken metode er bedst?
• Indfør medarbejdersamtalen
• Gennemfør medarbejdersamtalen på bedste måde

Hvad indebærer en medarbejdersamtale?

• En medarbejdersamtale er altid en del af processen, når man skal vurdere den ansattes præstationer, sammenlignet med de fastsatte kriterier og mål
• Formålet med en medarbejdersamtale er at øge den ansattes præstationer og motivation
• Det er også et værktøj til at holde dig, som chef, opdateret.
• Det der skal identificeres, er den ansattes opnåede resultat, fremtidige potentielle forbedringer samt styrker og svagheder. Nogle gange kigger man også på opførsel som er fordelagtige for virksomheden, og som hjælper til at målene opnås, som for eksempel samarbejdsevner.
• Derefter bedømmes informationen som er indsamlet. Her findes en række forskellige metoder som kan benyttes.
• To spørgsmål der besvares ved en medarbejdersamtale, er blandt andet: Hvad er dine forventninger til mig? Opfylder jeg forventningerne?
• Det bedste resultat sker ved, at begge parter deltager i diskussionen, og sætter mål i fællesskab.
• Ofte er medarbejdersamtaler en det der på engelsk hedder ’Performance management’, hvor formålet er at forbedre både chefers og medarbejderes præstationer, for på den måde at kunne optimere virksomheden.

Hvorfor holder man medarbejdersamtaler?

• Medarbejdersamtaler bruges til at forbedre den ansattes, og dermed også virksomhedens, præstationer og resultater.
• Det er en metode der kan anvendes som udvælgelsesmetode ved forfremmelser.
• Det bruges til at vurdere det opnåede resultat
• Medarbejdersamtale hjælper til at forbedre kommunikationen mellem ledelsen og den ansatte.
• Det er en god måde at lade den ansatte vide, hvor denne ligge i forhold til det forventede resultat.
• Medarbejdersamtale bruges til at sætte personlige mål.
• Det er en god mulighed for at give feedback, hvilket leder til personlig udvikling.
• Det er en god metode, som kan bruges til at dokumentere og holde styr på de beslutninger der tages.
• Medarbejdersamtaler ligger også til grund for lønforhandlinger.
• I begyndelsen af et projekt er det også normalt, at der holdes medarbejdersamtaler for at formulere kriterier for, hvordan arbejdet skal udføres. Her bruges det også ofte som udvalgsmetode for hvem der skal arbejde med projektet.
• Det stimulerer karriereudvikling.
• Medarbejdersamtaler øger som regel arbejdsmotivationen.

Hvor ofte bør man holde medarbejdersamtaler?

Medarbejdersamtaler bør holdes mindst en gang om året. Forskning viser, at hvis de gennemføres oftere, bliver resultatet endnu bedre. Mange virksomheder har i dag medarbejdersamtaler en gang hvert halve år, eller hver tredje måned. Der findes endda firmaer, som holder medarbejdersamtaler med kortere mellemrum, som en gang om måneden eller en gang om ugen.

Hvor ofte man holder medarbejdersamtaler, afhænger af hvilken type arbejdsopgave det handler om. Et rutinejob kræver måske bare en medarbejdersamtale om året, mens det for mere projektbaseret arbejde, eller arbejde hvor det er vigtigt at være målfokuseret ofte fungerer bedre, hvis medarbejdersamtaler holdes oftere. Fordelen ved at holde medarbejdersamtaler ofte, er at spørgsmålene der stilles ikke bliver så store, og kan løses omgående.

Hvilke fordele er der ved medarbejdersamtaler?

Der er mange fordele ved at benytte medarbejdersamtaler som metode, til at forbedre både virksomhedens, og den enkelte medarbejders præstationer. Medarbejdersamtaler leder so regel altid til en række forbedringer, for eksempel når det gælder motivation og produktivitet, hvilket er positivt for både medarbejdere og ledelse.

Medarbejdersamtaler skaber forudsætninger for:
• Forbedret kommunikation i firmaet. Kommunikation er ofte det, der stimulerer til mere øget motivation gennem bekræftelse.
• Øget tydelighed, når man for eksempel skal formulere mål og bedømme resultat.
• Medarbejdersamtaler opmuntrer dermed chefen og de ansatte til at arbejde efter samme mål.
• Øger ansattes fokus på målene, både individuelt og i firmaet som helhed.
• Værktøj til at skabe mere tillid mellem chefen og de ansatte, ved aktivt at lytte.
• Medarbejdersamtaler stimulerer til gode diskussioner.
• Det er et godt tidspunkt at opmuntre og bekræfte ansattes præstationer.
• Den mindste usikkerhed som medarbejderne. Mange medarbejdere oplever det nemlig som en stor utryghed, ikke at vide hvor de ligger.
• Medarbejdersamtaler stimulerer karriereudvikling.
• Det er en god metode, der kan anvendes til at bedømme om de ansatte behøver mere uddannelse inden for et område, for at kunne udføre en ny opgave. Bemærk at hvis man ved medarbejdersamtaler, finder ud af at den ansatte har brug for mere træning eller kundskab inden for et bestemt område, bør dette altid tilbydes.
• Medarbejdersamtaler forbedrer præstationer og resultater hos både ansatte og ledelse.

Er der nogen ulemper?

Selvom medarbejdersamtaler indebærer en række fordele, er der også nogle ulemper og risici. Oftest sker disse fordi, som vi skriver nedenfor, at medarbejdersamtaler ikke udføres på den rigtige måde.

• Nogle gange kan det være svært at fastsætte det præcise forhold, mellem den ansattes individuelle præstationer, og firmaets præstationer som helhed.
• Der er også risiko for, at bedømmelserne bliver alt for subjektive, hvis de udføres af kun en chef eller projektleder. Det der kan påvirke, er for eksempel hvad chefen synes om den ansatte, fordomme og hvis den ansatte har begået tidligere fejl. I stedet bør bedømmelsen være objektiv, gennem indsamling af håndgribelige kriterier.
• Visse ansatte kan føle sig utilpas og stressede af medarbejdersamtaler, hvilket i stedet kan øge spændingen på arbejdspladsen.
• Der er altid en risiko for fejlbedømmelser. Nogle gange sker det for eksempel, at chefen værdsætter den ansattes præstation højere, bare for at undgå konflikt.
• Hvis målene er for høje, bliver medarbejdersamtalerne ikke effektive. For at nå de fastsatte mål, må den ansatte måske give afkald på kvaliteten i arbejdet.

Fejlbedømmelser ved vurdering af præstationer

Ved vurdering må man ikke glemme, at der også kan være fejlkilder. Det kan for eksempel være svært at bedømme nogen, der er stærk inden for et område, men mindre stærk inden for et andet område. Ofte er det også chefens egne følelser, som er en del af dramaet når der gøres fejlbedømmelser. Ved at være klar over de potentielle fejlkilder der findes, kan du som chef indgå at der opstår misforståelser ved vurdering.

Nedenfor har vi skrevet nogle almindelige fejlkilder, og giver dig tips til hvordan du kan bearbejde problemet.

Forskellige kriterier til forskellige personer
Problem: Alt efter hvad chefen synes om sine forskellige medarbejdere, sættes forskellige kriterier når han eller hun, skal bedømme de ansattes præstationer.
Løsning: Samme bedømmelseskriterier skal anvendes for alle ansatte. Forskelle i præstationer skal kunne motiveres og forklares.

Man tager kun hensyn til den seneste præstation
Problem: Ved medarbejdersamtaler tages der kun hensyn til den seneste præstation, og hvis den var god baseres hele bedømmelsen på den.
Løsning: Benyt dokumentation som basis for bedømmelsen, hvor alle præstationer og resultater medtages.

Primær-effekten – man bruger kun den information der præstenteres først
Problem: Med primæreffekt menes der, at den information der præsenteres først får størst betydning. Det den der holder medarbejdersamtalen skal huske, er først og fremmest de første præstationer.
Løsning: Som chef bør du aldrig basere en medarbejdersamtale udelukkende på det du kan huske. Dokumenter altid alle præstationer.

Central tendens – man går efter gennemsnittet
Problem: Central tendens, som er et udtryk der bruges mest i statistik, indebærer at man bedømmer præstationer generelt. Man går mere efter et gennemsnit, og går ikke op i præstationer som er bedre eller dårligere. Hvis præstationerne i gruppen har tendens til at være gode, bedømmes vær enkelt ansatte efter det.
Det samme gælder, hvis præstationerne generelt set er lave i gruppen.
Løsning: Som leder bør du bedømme hver enkelte ansatte, og ikke gå efter det generelle resultat for hele gruppen. Gå også efter alle præstationer der er sket, ikke bare generelt set.

Den der vurderer er fordomsfuld
Problem: Den der vurderer er fordomsfuld, og ved bedømmelsen diskrimineres, for eksempel, nogle grupper på grund af køn, etnicitet, religion, seksuel orientering, alder eller udseende.
Løsning: Overvej hvilke fordomme du har som chef – og vær opmærksom på at bedømme alle lige og retfærdigt. Som chef bør du aldrig være fordomsfuld!

Haloeffekten – at tilskrive den ansatte flere gode egenskaber
Problem: Haloeffekten, som er et psykologisk begreb, indebærer at en person tilskrives flere præstationer, eller egenskaber af samme slags. Hvis den ansatte for eksempel præsterer godt inden for et område, eller har en egenskab som chefen sætter pris på, anses den ansatte for at præstere godt, også inden for andre områder. Ofte er dette en måde for chefer, at undgå konflikter.
Løsning: Som chef kan du løse dette problem ved at adskille sag/emne og person. Glem heller ikke at dokumentere alle præstationer.

Horns effekt – haloeffektens modsætning
Problem: Horns effekt er det modsatte af haloeffekten. Den opstår, når en medarbejders præstationer vurderes lavere, på grund af en bestemt egenskab hos denne, som chefen ikke kan lide.
Løsning: Dette problem løser du på samme måde som haloeffekten. Lær at adskille sag og person.

Bedømmelse sker afhængig af enighed eller uenighed med chefen
Problem: Her bedømmer chefen præstationer afhængig af, hvor enig/lige chefen er med de ansatte. Hvis nogen for eksempel har lige så høj uddannelse som chefen, anses disse for at præstere bedre. Samtidigt bedømmes præstationerne hos nogen med lavere uddannelse som dårligere.
Løsning: Som chef skal du fokusere på præstationer, ikke på hvor lige eller forskellig du og dine ansatte er.

Vurderingen baseres på stikprøver
Problem: Chefen baserer sin vurdering på stikprøver. Hvis den ansatte eksempelvis skriver et stort antal af rapporter, baseres vurdering kun på nogle få.
Løsning: Gå ikke efter tilfældige stikprøver – dokumenter og begrund vurderingen på alle præstationer.

Øg kvaliteten af vurderingen – ved at følge op

For at øge kvaliteten af medarbejdersamtaler, er det altid godt at følge op. På den måde kan man også undgå, at fejl opstår.
• Kvaliteten kan forbedres ved at chefen får uddannelse og træning i, hvordan man holder medarbejdersamtaler. Det er for eksempel vigtigt, at chefen der holder medarbejdersamtalerne, har forståelse for at der findes forskellige evner og egenskaber hos de ansatte. Som chef skal du udvikle en god referenceramme, for at kunne lave bedømmelser.
• Forbedring kan også ske, ved at feedback gives til chefen efter samtalen. For eksempel, kan en mere erfaren person, give feedback på hvordan den der afholdte medarbejdersamtale, vurderede de ansattes præstationer og resultater.
• Den ansatte kan også bagefter vurdere samtalen, ved at sammenligne hvordan han eller hun selv vurderede sine resultater, og hvordan chefen vurderede det samme. Denne fremgangsmåde skaber højere tilfredsstillelse med jobbet, og en højere motivation hos den ansatte.
Hvordan måler man præstationer?
Når man måler præstationer, findes der flere teknikker og metoder som kan anvendes. Vi angiver de mest almindelige nedenfor.
• Grafisk beregning ved hjælp af skalaer: Denne metode indebærer, at man måler en bestemt egenskab ved en person, på en skala. Skalaen kan bestå af alt fra tre til 20 forskellige point.
• Sammenligning med ansattes præstationer: Ved denne metode sammenlignes forskellige ansatte med hinanden. Efter, at den eller de der har opnået bedst resultat er blevet udvalgt, sammenlignes de andre ansatte med dem. Denne metode passer bedst til grupper, med et stort antal medlemmer, mens den ikke er lige så god til mindre grupper.
• Adfærdstjekliste: Her bedømmer man opførsel og adfærd, og ikke egenskaber. Nogle slags adfærd og opførsel anses som mere fordelagtige, for at man skal kunne gøre et godt stykke arbejde. Derefter diskuteres resultat og præstationer.
• At måle præstation på en skala: Man kan også måle præstationer på en skala. Det der er vigtigt er også at måle præstation, i forhold til tidsperiode.

Forskellige måder at vurdere præstationer

Der findes flere metoder, når man skal vurdere præstationer, som indebærer at det ikke kun er chefen der vurderer. Bedømmelsen kan for eksempel ske, ved at den ansatte selv vurderer sin præstation, eller ved at medlemmerne i gruppen vurderer hinanden.
• Den ansatte bedømmer selv hvor han/hun ligger
Ved denne metode, får hver eneste ansatte selv lov til at bedømme sine egne præstationer, og adfærd. Her er der risiko for, at mange ofte tror at de præsterer bedre, end de havde regnet med.
• Bedømmelse af de andre gruppemedlemmer
Ved denne metode vurder hver person i gruppen, hvordan de andre medlemmer præsterer. Her benyttes oftest en grafisk metode. Det vil sige, at man giver point på en skala. Hvis denne metode skal fungere godt, skal der dog være gode relationer i gruppen, og alle bør være klar over sin rolle og ansvarsområder.
• 360 graders feedback
360 graders feedback er en metode der kendetegnes af åbenhed, hvor feedback indsamles fra flere forskellige kilder, både fra chefer og medlemmer af gruppen. Samtidigt, får den ansatte selv lov til at bedømme, hvor han eller hun ligger. Feedbacken der gives kan også gå begge veje.
• Fælles vurdering med hjælp af en udenforstående
Denne metode, hvor formålet er at forbedre kommunikation mellem ledelse og ansatte, bruges også ved konflikter. En udenforstående går først ind og taler individuelt med chefen og den ansatte. Under selve mødet, taler chefen og den ansatte dog næsten udelukkende, uden indblanding af den udenforstående, hvor dennes rolle snarere er at være en slags coach.

Ofte skal begge parter udfylde tre forskellige lister, hvor de skriver det ned, som den ansatte gør godt, på hvilket område den ansatte har præsteret bedre siden sidste møde, og til sidst hvilke områder der kan ske forbedringer på. Når alle parter derefter mødes, præsenterer den ansatte sin liste først. Fordelen med denne metode er, at fokus ligger på de områder, hvor gode præstationer gøres. Det der også er positivt, er at den ansatte selv kan komme med forslag, til hvad der kan gøres for at præstationen forbedres.

Hvilken metode er bedst?

Den bedste måde at vurdere præstationer på, bør være at indsamle information ved forskellige bedømmelsesmetoder. Normalt begynder man med, at den ansatte selv skal bedømme hvor denne ligger, for derefter at gå over til bedømmelser af andre i gruppen. Til sidst præsenteres chefens, eller projektlederens vurdering. Det er som regel den bedste måde, for at undgå konflikter.

Indfør medarbejdersamtaler

Det er vigtigt at være velforberedt til en medarbejdersamtale. Tænk på, at din rolle som chef er at være en støtte. Det er også vigtigt at du opfordrer og opmuntrer den ansatte til at deltage i diskussionen. Målet er at i skal tale halvdelen af tiden hver.

Forbered dig

Forberedelse er alfa og omega, når du skal holde en medarbejdersamtale. Som chef skal du kende godt til dine ansattes forskellige egenskaber, og præstationer. Du skal også kende de ansattes arbejdsopgaver, for på den måde at kunne se, hvordan den ansatte præsterer i forhold til dem.
• En god måde at begynde at forberede sig på, er at kigge på arbejdsbeskrivelsen for den ansattes job.
• Læs også hvad i fandt ud af, ved tidligere medarbejdersamtaler.
• Kig på resultaterne.
• Hvilke præstationer er den ansatte mest stolt over, er et spørgsmål du bør stille.
• Hvilken opgave eller hvilket mål var sværest at arbejde hen mod? Hvorfor?
• Hvor godt samarbejder den ansatte med andre i gruppen?
• Hvis du har medarbejdersamtale med nogen der skal forfremmes, bør du også stille spørgsmål til lederegenskaber, kommunikation og problemløsning.
• Du skal forberede den ansatte på det, der skal tales om på mødet, i forvejen.

Giv den ansatte den tid som er nødvendigt for at forberede sig

Det er lige så vigtigt at den ansatte får tid til at forberede sig. Du skal have planlagt en medarbejdersamtale i forvejen, så det ikke kommer som en total overraskelse.
• Planlæg medarbejdersamtaler i forvejen, så den ansatte kan nå at forberede sig, og skrive det ind i sin kalender.
• Giv den ansatte kopier af det du er kommet frem til, ved tidligere møder.
• Giv den ansatte anden relevant information der er nødvendig.
• Fortæl hvad i skal tale om.

Hvordan har den ansatte udviklet sig?
Før mødet bør du overveje, hvordan den ansatte har udviklet sig på arbejdspladsen.
• Fokuser på de positive ting. Hvad gør den ansatte som er godt? Hvilke er dennes bedste præstationer?
• Kan den ansattes præstationer forbedres? Hvis ja, hvordan?
• Hvilke nye kundskaber/færdigheder, har den ansatte brug for, fremadrettet?
• Hvis de gælder en forfremmelse: hvilke nye færdigheder har den ansatte brug for?
• Har den ansatte brug for uddannelse eller coaching på anden måde?

Hvad vil den ansatte gerne tale om?
Inden medarbejdersamtalen er det vigtigt, at du også overvejer hvilke emner den ansatte vil tage op.
• Kan du tilbyde løsninger på eventuelle problemer?
• Er den ansattes forventninger til for eksempel karriereudvikling realistiske?
• Hvordan skal du håndtere det hele, hvis den ansattes mål ikke er realistiske?
• Vil du få kritik, og kan du i så fald håndtere den?
• Hvad vil den eventuelle kritik handle om, og hvordan skal du svare på den?

Indret rummet på en god måde
Sørg for, at rummet hvor medarbejdersamtalen holdes, er velorganiseret og ikke rodet. Det gør det lettere at fokusere. Tænk også på hvordan du placere stolene.
• Arranger alle papirer på dit skrivebord, på en god måde.
• Placer stolene ved siden af hinanden. Hvis du sidder bag skrivebordet, giver det hurtigt indtrykket af, at det handler om en konfrontation. Husk, at mødet handler om at dele ideer og skabe fælles mål. Det bliver lettere, hvis du og den ansatte sidder ved siden af hinanden. Stress ikke

Du må ikke virke stresset eller antyde, a du har andre ting der er vigtigere, som du egentlig bør lave i stedet.
• Afsæt mindst en time til medarbejdersamtalen.

Gennemfør medarbejdersamtalen på bedste måde

Vær omhyggelig med at du skal udføre medarbejdersamtalen på bedste måde
• Bestem dig for hvordan du skal åbne mødet
• Det er vigtigt at stimulere til en rar og åben diskussion
• Hvis du stiller åbne spørgsmål, opmuntres den ansatte til at tale.
• Hav øjenkontakt og tænk på dit kropssprog. Det skal signalere åbenhed.
• Vis at du er opmærksom på hvad den ansatte siger.

Tænk på forholdet
• Når du holder medarbejdersamtalen, bør du tænke på at forholdet mellem dig og den ansatte, skal blive bedre, ikke omvendt.

Hold dig til fakta
• Vær objektiv og fokuser på resultat og præstationer – ikke på følelser
• Gå ikke op i detaljer og tal ikke om, hvad du synes generelt.
Tænk på hvordan du præsenterer emner som er svære at måle
Det er altid lettere at tale om målbare og håndgribelige resultater, som salgstal eller antallet af projekter som afsluttes, og lidt sværere at tale om ting som evne til at tage initiativ, forhold med kolleger eller kundebetjening.
• Overvej hvilke kriterier du skal anvende, når du laver disse lidt sværere sammenligninger. • En metode, er at sammenligne den ansattes præstationer, med de øvrige ansattes gennemsnitsresultat eller præstationer. Kom herefter ind på detaljer for den enkelte ansatte. Find praktiske løsninger på problemer – sammen med den ansatte.
• Forsøg at finde praktiske løsninger, som også er omkostningseffektiv, til de problemer der er tale om.
• Begræns ikke diskussionen, så det bare er dig som chef, der kommer med forslag til løsninger, og hvad du synes den ansatte skal gøre.
• Stil mange spørgsmål om, hvad den ansatte synes, og bed også denne præsentere sine ideer, for at kunne øge motivationen.
• Husk, at en øget motivation oftest indebærer en øget præstation.
• Lov aldrig noget du ikke kan holde.
Hvis der ikke findes en løsning på problemet – tag det ikke op
• Tal ikke om problemer som du ikke har løsninger til, eller som ikke kan løses.

Stimuler til videre udvikling
• Under medarbejdersamtalen bør du og den ansatte, udarbejde en handlingsplan, og komme på ideer som kan stimulere til videre udvikling af præstationer og resultat.
• Ansatte som har arbejdet i længere tid på en arbejdsplads, føler måske at de ikke behøver mere uddannelse eller træning, men du bør alligevel opmuntre til dette.
• Alle skal lægge en plan for, hvordan de skal tilpasse sig forandringer og nye udfordringer. • Måske har de ansatte brug for nye færdigheder og egenskaber, for at klare fremtidige opgaver. Som chef skal du kunne tilbyde dette, for eksempel i form af uddannelse.
Dette var en guide til hvordan du kan forberede dig, inden din næste medarbejdersamtale. Held og lykke!